MEITSUGI — Hướng dẫn vận hành

UC-01Đăng nhập màn hình quản trị

Khi nào

Đầu mỗi ngày làm việc (phiên đăng nhập có hiệu lực 10 giờ; mỗi tab phải đăng nhập riêng)

Cần có

Tài khoản quản trị viên (email, mật khẩu)

1. Mở URL màn hình quản trị, bấm ログイン（Đăng nhập）.
2. Nhập email và mật khẩu.
3. Khi menu (Hình 1) hiện ra là hoàn tất. Email của quản trị viên hiển thị ở góc trên bên phải.

UC-02Xử lý đơn đăng ký tư vấn miễn phí

Khi nào

Hằng ngày. Khi có đơn đăng ký, email 「【MEITSUGI】新規の無料相談お申込み」（Đơn đăng ký tư vấn miễn phí mới）sẽ gửi tới địa chỉ email của nhân viên

Nơi làm

お申込み一覧（Danh sách đơn đăng ký） 電話（Điện thoại）

1. Bấm 「お申込み一覧」（Danh sách đơn đăng ký）trên menu.

   

2. Ở 「対応状況」（Tình trạng xử lý）, tick chọn 「新規」（Mới）.

   

3. Bấm 検索（Tìm kiếm）. Bấm vào đơn trong danh sách để mở, kiểm tra họ tên, số điện thoại, nội dung tư vấn, ghi chú rồi gọi điện cho người đăng ký.

   

4. Gọi xong thì đổi 「対応状況」 sang 「連絡済み」（Đã liên hệ）.

   

5. Ghi tóm tắt cuộc gọi vào 「スタッフメモ」（Ghi chú nhân viên）, bấm 保存（Lưu）. Nếu nhận ký gửi thì chuyển sang UC-03.

UC-03Đăng ký hội viên và hướng dẫn My Page

Khi nào

Khi có người bán được nhận ký gửi (thực hiện trong lúc vẫn giữ cuộc gọi)

Nơi làm

お申込み詳細（Chi tiết đơn đăng ký） 会員詳細（Chi tiết hội viên） 電話（Điện thoại）

1. Qua điện thoại, đọc lại để xác nhận địa chỉ email, rồi nhờ người bán bấm 確認する（Xác nhận）trong email 「無料相談のお申込みを受け付けました」（Đã tiếp nhận đơn đăng ký tư vấn miễn phí）. Tải lại màn hình sẽ thấy 「メールアドレスの確認：確認済み」（Xác nhận email: Đã xác nhận）. Nếu đã sửa địa chỉ hoặc không tìm thấy email, hãy lưu rồi bấm 確認メールを送信（Gửi email xác nhận）để gửi lại (link trong email cũ sẽ không dùng được nữa).

   

2. Ở mục 「同じ電話番号の会員・お申込み」（Hội viên/đơn đăng ký cùng số điện thoại）, kiểm tra xem đã có hội viên là cùng một người hay chưa.

   

3. Bấm 会員として登録（Đăng ký làm hội viên）. Người bán sẽ nhận email 「【MEITSUGI】マイページのご案内」（Hướng dẫn My Page — link đăng nhập, hiệu lực 24 giờ, dùng 1 lần), màn hình hiển thị địa chỉ đã gửi. Giữ máy cho đến khi người bán đăng nhập được và hướng dẫn họ. Tiếp theo, nhờ người bán gửi giấy tờ (bằng lái xe hoặc thẻ My Number) và ảnh khuôn mặt ở 「本人確認」（Xác minh danh tính）trong 「登録情報」（Thông tin đăng ký）trên My Page (nhân viên xác nhận ở UC-18). Tài khoản nhận tiền chỉ đăng ký được sau khi đã xác nhận xong, cũng ở 「登録情報」 (cho đến lúc đó mục tài khoản nhận tiền không hiển thị).

   

4. Nếu email hướng dẫn không đến hoặc đã hết hạn: ở tab 「ログイン・マイページ」（Đăng nhập/My Page）của chi tiết hội viên, bấm マイページのご案内を再送（Gửi lại hướng dẫn My Page）(tối đa 3 lần/hội viên, 20 lần/ngày).

   

UC-04Tiếp nhận sản phẩm ký gửi

Khi nào

Khi nhận được sản phẩm từ người bán

Nơi làm

会員詳細 › 商品（Chi tiết hội viên › Sản phẩm） 商品の登録（Đăng ký sản phẩm）

1. Bấm 「会員一覧」（Danh sách hội viên）trên menu, tìm người bán và mở chi tiết hội viên.

   

2. Bấm tab 「商品」（Sản phẩm）.

   

3. Bấm ＋ 商品を登録（＋ Đăng ký sản phẩm）.

   

4. Ở ô 「ブランド」（Thương hiệu）gõ tên hoặc mã thương hiệu (ví dụ Hermès hay HMS). Các gợi ý hiện dạng tên + mã, ví dụ 「Hermès（HMS）」; hãy chọn một gợi ý. Không chọn thì không đăng ký được. Sau đó nhập tên sản phẩm, tình trạng, kết quả giám định. Tình trạng và kết quả giám định được hiển thị cho người bán. Nội dung nội bộ thì ghi vào 「社内メモ」（Ghi chú nội bộ）.

   

5. Nhập ngày tiếp nhận (ngày nhận ký gửi) và giá thị trường nếu đã biết. Năm của ngày tiếp nhận nằm trong mã sản phẩm, sau này không sửa được.
6. Bấm 登録する（商品IDを採番）（Đăng ký — cấp mã sản phẩm）, ở màn hình xác nhận kiểm tra hội viên, thương hiệu, ngày tiếp nhận rồi xác nhận. Mã sản phẩm (ví dụ: HMS20260417; mã thương hiệu dài 3–5 ký tự nên mã sản phẩm có thể dài tới 13 ký tự, như ABCDE20260001) được cấp, trạng thái chuyển thành 受付（Tiếp nhận）.

   

UC-05Tiến hành giám định, chụp ảnh; đăng ký ảnh và giá

Khi nào

Theo tiến độ giám định và chụp ảnh

Nơi làm

商品画面（Màn hình sản phẩm）

1. Khi bắt đầu giám định, ở thẻ đầu tiên 「状態と次の操作」（Trạng thái và thao tác tiếp theo）của màn hình sản phẩm, bấm 鑑定中にする（Chuyển sang Đang giám định）. Phía trên thẻ này hiển thị luồng trạng thái (受付 → … → 精算済) và trạng thái hiện tại, bên dưới là 「次にすること」（Việc cần làm tiếp）.

   

2. Khi bắt đầu chụp ảnh, bấm 撮影準備中にする（Chuyển sang Đang chuẩn bị chụp ảnh）.

   

3. Ở 「商品情報」（Thông tin sản phẩm）, nhập tình trạng, kết quả giám định, giá thị trường, bấm 保存（Lưu）(hiển thị trên My Page của người bán).

   

4. Ở 「商品写真」（Ảnh sản phẩm）, chọn file JPEG/PNG/WebP từ 「写真を選ぶ」（Chọn ảnh）, kiểm tra ảnh xem trước rồi bấm この写真を登録（Đăng ký ảnh này）. Chỉ có 1 ảnh, chọn lại sẽ thay thế ảnh cũ (ảnh HEIC của iPhone phải lưu lại thành JPEG trước). Không chụp những thứ có tên người như phiếu bảo hành, hoá đơn.

   

5. Nhập 「出品価格」（Giá niêm yết）rồi bấm 保存. Giá khiến số tiền người bán nhận ≤ 0 yên sẽ bị từ chối kèm kết quả tính toán và không lưu được (Phụ lục A).
6. Khi cần lùi trạng thái 1 bước hoặc trả hàng, bấm nút ở 「状態を戻す・返却する」（Lùi trạng thái/Trả hàng）(ví dụ: 鑑定中に戻す（Lùi về Đang giám định）), nhập lý do vào cửa sổ xác nhận rồi xác nhận (lý do được lưu vào lịch sử).

   

UC-06Yêu cầu duyệt giá niêm yết

Khi nào

Khi đã quyết định giá niêm yết, trước khi bắt đầu bán

Nơi làm

商品画面 › 出品承認の依頼（Màn hình sản phẩm › Yêu cầu duyệt niêm yết） 商品管理（Quản lý sản phẩm）

1. Kiểm tra 「依頼する出品価格」（Giá niêm yết đề nghị）trong 「出品承認の依頼（売主様へメール・7日間有効）」（Yêu cầu duyệt niêm yết — gửi email cho người bán, hiệu lực 7 ngày）. Nếu yêu cầu với giá niêm yết hiện tại thì để trống; nếu với giá khác thì nhập giá đó.

   

2. Bấm 承認依頼を送る（Gửi yêu cầu duyệt）, ở hộp xác nhận bấm OK. Trạng thái chuyển thành 出品承認待ち（Chờ duyệt niêm yết）, người bán nhận được email (có thể trả lời từ link mà không cần đăng nhập; hiệu lực 7 ngày).
3. Khi người bán trả lời, email được gửi đến địa chỉ nhân viên, và câu trả lời hiển thị ở 「出品承認」（Duyệt niêm yết）trên màn hình sản phẩm.
   • 承認（Duyệt）: trạng thái tự động chuyển sang 販売中（Đang bán）. Công khai trên Shopify theo UC-07 rồi bấm Shopifyに反映した（対応済みにする）（Đã phản ánh lên Shopify — đánh dấu đã xử lý）.
   • 承認しない（Không duyệt）: đọc bình luận của người bán, gọi điện rồi bấm 売主様に連絡した（対応済みにする）（Đã liên hệ người bán — đánh dấu đã xử lý）(xem hình). Nếu là yêu cầu lần đầu, sản phẩm quay về trạng thái Đang chuẩn bị chụp ảnh.

   

UC-07Đăng bán lên Shopify

Khi nào

Bản nháp có thể tạo ngay khi đã quyết định giá niêm yết. Chỉ công khai sau khi màn hình quản trị chuyển sang 販売中（Đang bán）

Nơi làm

Shopify › 商品管理（Shopify › Sản phẩm） 商品画面（Màn hình sản phẩm）

1. Trên màn hình quản trị Shopify, mở 「商品管理」（Sản phẩm）, bấm 商品を追加（Thêm sản phẩm）.

   

2. Nhập vào 「タイトル」（Tiêu đề）tên thương hiệu + tên model (+ chất liệu, màu), dán mẫu mô tả sản phẩm vào 「説明」（Mô tả）rồi sửa lại.

   

3. Nhập vào 「価格」（Giá）giá niêm yết (đã gồm thuế) trên màn hình quản trị.
4. Ở 「在庫」（Tồn kho）bấm SKU, nhập mã sản phẩm của màn hình quản trị (không có gạch nối) vào ô hiện ra.

   

5. Đặt số lượng tồn kho là 1 (giữ 「在庫は追跡されています」（Đang theo dõi tồn kho）ở trạng thái bật).
6. Giữ 「在庫切れでも販売する」（Tiếp tục bán khi hết hàng）ở trạng thái tắt (để chống bán trùng).
7. Ở 「商品タイプ」（Loại sản phẩm）chọn một trong: バッグ（Túi）・時計（Đồng hồ）・ジュエリー（Trang sức）・財布（Ví）・小物（Phụ kiện nhỏ）; ở 「販売元」（Nhà cung cấp）tự nhập hoặc chọn tên thương hiệu (ví dụ: Hermès; dùng để lọc trên cửa hàng). Tên trong 「ブランド管理」（Quản lý thương hiệu）của màn hình quản trị (ví dụ: エルメス（Hermès）) không được đồng bộ sang 販売元 của Shopify. Khi đổi tên thương hiệu, 販売元 trên Shopify cũng không tự đổi, nếu cần hãy sửa tay.
8. Ở 「状態」（Tình trạng）trong 「商品のメタフィールド」（Metafield sản phẩm）, chọn một trong: N（chưa dùng）・S（gần như chưa dùng）・A（tình trạng tốt）・B（dùng bình thường）・C（dấu hiệu sử dụng rõ）.
9. Ở 「メディア」（Media）, dùng 新規アップロード（Tải lên mới）để thêm ảnh (vuông, từ 2048px trở lên, ảnh đầu tiên là mặt trước), nhập văn bản thay thế (tên sản phẩm + hướng chụp).
10. Đặt 「ステータス」（Trạng thái）thành 下書き（Bản nháp）rồi bấm 保存（Lưu）(sản phẩm mới mặc định là 「アクティブ」（Đang hoạt động）nên bắt buộc phải đổi).
11. Khi trạng thái trên màn hình quản trị chuyển sang 販売中, mở sản phẩm trên Shopify, đổi 「ステータス」 thành アクティブ rồi lưu.

    

12. Trên màn hình sản phẩm của màn hình quản trị, bấm Shopifyに反映した（対応済みにする）（Đã phản ánh lên Shopify — đánh dấu đã xử lý）.

Kiểm tra trước khi công khai

• SKU = mã sản phẩm trên màn hình quản trị
• Giá = giá niêm yết người bán đã duyệt (đã gồm thuế)
• Tồn kho 1, bật theo dõi, tắt bán khi hết hàng
• Đã chọn 販売元 (tên thương hiệu), danh mục, tình trạng (販売元 không tự điền từ màn hình quản trị)
• Tiêu đề, mô tả, tag, ảnh không chứa thông tin người bán
• Trạng thái trên màn hình quản trị là 販売中（Đang bán）

Khi đăng ký hàng loạt (CSV)

1. Điền vào mẫu đăng ký sản phẩm (CSV) (trong Excel lưu dạng 「CSV UTF-8」), rồi ở 「商品管理」 trên Shopify bấm インポート（Nhập）.

   

2. Chọn file CSV đó bằng ファイルをアップロード（Tải file lên）. Giữ 「同じハンドルを持つ既存の商品を上書きする」（Ghi đè sản phẩm hiện có cùng handle）ở trạng thái tắt khi nhập; sau khi nhập, kiểm tra từng sản phẩm là bản nháp, tồn kho 1, SKU đúng.

   

UC-08Cập nhật thông tin đang bán

Khi nào

Theo tần suất đã định, ví dụ 1 lần/tuần (hiển thị ở mục 「販売中」（Đang bán）trên My Page của người bán)

Nơi làm

商品画面 › 販売中の情報（Màn hình sản phẩm › Thông tin đang bán）

1. Kiểm tra số lượt xem, lượt yêu thích, lượt hỏi trên Shopify, LINE, Instagram v.v., rồi ở 「販売中の情報（手入力・売主様に表示されます）」（Thông tin đang bán — nhập tay, hiển thị cho người bán）của màn hình sản phẩm, nhập kênh bán (自社EC・LINE・Instagram・提携バイヤー — EC của công ty, LINE, Instagram, người mua đối tác), ngày bắt đầu niêm yết, lượt xem, lượt yêu thích, lượt hỏi, rồi bấm 保存（Lưu）.

   

Chỉ khi số liệu thay đổi thì ngày 「最終更新」（Cập nhật lần cuối）trên My Page mới được cập nhật. Mục này nhập được sau khi đã yêu cầu duyệt niêm yết (出品承認待ち・販売中・売却済). Nếu ngày bắt đầu niêm yết để trống, hệ thống điền ngày duyệt đầu tiên.

UC-09Thay đổi giá niêm yết của sản phẩm đang bán

Khi nào

Khi giảm giá hoặc tăng giá

Nơi làm

電話（Điện thoại） 商品画面（Màn hình sản phẩm） Shopify

1. Gọi điện trao đổi với người bán, quyết định giá mới.
2. Nhập giá mới vào 「依頼する出品価格」（Giá niêm yết đề nghị）trên màn hình sản phẩm rồi bấm 承認依頼を送る（Gửi yêu cầu duyệt）(cùng màn hình với bước 1, 2 của UC-06). Sản phẩm vẫn ở trạng thái 販売中（Đang bán）, giữ giá cũ cho đến khi được duyệt. Ở mục 「販売中」 trên My Page của người bán, góc trên bên phải thẻ sản phẩm hiện 要確認（Cần xác nhận）, người bán có thể trả lời ngay từ thẻ (cũng có thể trả lời qua link trong email).
3. Khi nhận email đã duyệt, mở sản phẩm trên Shopify, đổi 「価格」（Giá）sang giá mới rồi lưu.

   

4. Trên màn hình sản phẩm của màn hình quản trị, bấm Shopifyに反映した（対応済みにする）（Đã phản ánh lên Shopify — đánh dấu đã xử lý）.

UC-10Khi sản phẩm bán được (đăng ký bán và giao hàng)

Khi nào

Khi có đơn hàng trên Shopify

Nơi làm

Shopify › 注文管理（Shopify › Đơn hàng） 商品画面 › 売却の登録（Màn hình sản phẩm › Đăng ký bán）

Chuẩn bị: Ở 「注文管理」（Đơn hàng）trên Shopify, bấm số đơn hàng để mở (số 1 trên hình), kiểm tra SKU dưới sản phẩm (= mã sản phẩm, số 2 trên hình), giá sản phẩm, ngày đặt hàng, phương thức thanh toán. Tồn kho trên Shopify tự động về 0. Không tăng lại tồn kho để bán lại.

1. Mở sản phẩm trên màn hình quản trị, kiểm tra/nhập 「成約価格」（Giá chốt bán）và 「売却日」（Ngày bán）ở 「売却の登録」（Đăng ký bán）. Giá chốt bán được điền sẵn giá niêm yết người bán đã duyệt (hoặc giá đã nhập trước đó nếu có). Chỉ sửa khi khác với giá sản phẩm trong đơn hàng, và nhập ngày đặt hàng vào 「売却日」. Nếu đơn có tuỳ chọn trả phí mà người bán chịu (giấy giám định / giao hàng bảo hiểm…) thì ở 「その他手数料」 bấm ＋ 行を追加 rồi nhập tay 「項目名」（tên mục）và 「金額」（số tiền, chưa gồm thuế）(tối đa 3 dòng, dòng thừa bấm 削除). Dòng nào người bán cũng phải chịu thuế tiêu dùng thì đánh dấu 「消費税を加算」.

   

2. Bấm 売却済みにする（Chuyển sang Đã bán）. Trạng thái chuyển thành 売却済（Đã bán）.

   

3. Trong đơn hàng Shopify, bấm 発送済みとしてマークする（Đánh dấu là đã giao）, nhập mã vận đơn và đơn vị vận chuyển, giữ tick 「お客様に発送通知を送信する」（Gửi thông báo giao hàng cho khách）rồi xác nhận. Đơn chuyển khoản ngân hàng thì chỉ giao sau khi đã xác nhận nhận tiền (UC-11).

   

UC-11Xác nhận đã nhận tiền

Khi nào

Thanh toán thẻ: khi Shopify chuyển sang 「支払い済み」（Đã thanh toán）. Chuyển khoản ngân hàng: khi xác nhận tiền đã vào tài khoản

Nơi làm

Shopify › 注文（Shopify › Đơn hàng） 商品画面 › 入金確認（Màn hình sản phẩm › Xác nhận nhận tiền）

Chuẩn bị: Với chuyển khoản ngân hàng, sau khi xác nhận tiền đã vào, trong đơn hàng Shopify bấm 支払い済みとしてマークする（Đánh dấu là đã thanh toán）(thanh toán thẻ thì tự động chuyển sang đã thanh toán).

1. Trên màn hình sản phẩm của màn hình quản trị, bấm 入金を確認した（Đã xác nhận nhận tiền）, ở thông báo xác nhận bấm OK. Sản phẩm này trở thành đối tượng quyết toán, màn hình hiển thị 「精算月」（Tháng quyết toán）.

   

2. Nếu nhập sai giá chốt bán hoặc ngày bán, sửa ở 「成約内容の修正（入金確認前のみ）」（Sửa nội dung giao dịch — chỉ trước khi xác nhận nhận tiền）trước khi xác nhận nhận tiền (giá trị đã đăng ký đang hiển thị; bấm 成約内容を修正（Sửa nội dung giao dịch）sẽ được hỏi lý do). Nếu đã đánh dấu bán nhầm sản phẩm khác hoặc đơn hàng bị huỷ, bấm 売却を取り消す（販売中に戻す）（Huỷ bán — trả về Đang bán）ở 「状態を戻す・返却する」（Lùi trạng thái/Trả hàng）và nhập lý do (chỉ trước khi xác nhận nhận tiền; nếu người bán chưa xác minh danh tính thì việc trả về Đang bán sẽ bị từ chối, UC-18).

Xác nhận nhận tiền là điều kiện để quyết toán. Giao dịch bán chưa bấm 「入金を確認した」 sẽ không có trong lập quyết toán, CSV chuyển khoản, cũng như mục quyết toán trên My Page (UC-12). Tháng quyết toán về nguyên tắc là tháng bán được. Nếu xác nhận nhận tiền sau khi đã xuất CSV chuyển khoản của tháng bán, hoặc sau ngày thanh toán, thì tính vào tháng xác nhận. Khi huỷ xác nhận nhận tiền phải ghi lý do (sau khi đã đưa vào quyết toán thì không huỷ được).

UC-12Quyết toán và chuyển khoản hằng tháng

Khi nào

Từ ngày 1 hằng tháng (cho tháng trước). Ngày thanh toán là ngày 15 tháng sau (thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ thì là ngày làm việc liền trước)

Nơi làm

精算（Quyết toán） 電話（Điện thoại） Ngân hàng trực tuyến

1. Bấm 「精算」（Quyết toán）trên menu, chọn tháng trước bằng 「← 前月」（← Tháng trước）, 「翌月 →」（Tháng sau →）hoặc ô tháng quyết toán.

   

2. Bấm 精算を作成（入金確認済みの売却から）（Lập quyết toán — từ các giao dịch đã xác nhận nhận tiền）, bấm OK. Với từng người bán sẽ hiển thị tổng doanh thu, phí bán hàng, thuế tiêu thụ, phí chuyển khoản, số tiền chuyển. Nếu có giao dịch xác nhận nhận tiền muộn, bấm lại lần nữa để lập lại các quyết toán chưa xuất.
   Kiểm tra tài khoản nhận (trước khi xuất CSV)Khi chuyển khoản lần đầu cho người bán đó, hoặc khi tài khoản, email đăng nhập, số điện thoại đã thay đổi kể từ lần chuyển trước, hãy gọi vào số điện thoại trước khi đổi (xem lịch sử thay đổi ở chi tiết hội viên) để xác nhận tài khoản.

   

3. Bấm 振込用CSVを出力（準備できた精算）（Xuất CSV chuyển khoản — các quyết toán đã sẵn sàng）, bấm OK. Hai file 「集計」（Tổng hợp）và 「明細」（Chi tiết）được tải về (lần đầu Chrome sẽ hỏi quyền tải nhiều file, hãy cho phép). Khi xem CSV bằng Excel, mở bằng 「データ」→「テキストまたはCSVから」（Dữ liệu → Từ Text/CSV）và đặt mã ngân hàng, mã chi nhánh, số tài khoản là kiểu văn bản. Không lưu lại file bằng Excel. Đối chiếu số dòng và tổng tiền với màn hình ngân hàng rồi thực hiện chuyển khoản.
4. Sau khi xác nhận ở ngân hàng rằng việc chuyển khoản đã được thực hiện, bấm 支払済にする（Đánh dấu đã thanh toán）cho từng người bán. Sản phẩm chuyển sang 精算済（Đã quyết toán）, My Page hiển thị 支払済（Đã thanh toán）. Đồng thời bảng kê quyết toán (PDF) được tự tạo (xem 「Bảng kê」 bên dưới). Cuối cùng, xoá các file CSV trong thư mục Downloads.
5. Sau 「支払済にする」, kiểm tra cột 「精算書」（bản kê thanh toán）trong danh sách 精算 đã chuyển thành ダウンロード（tải xuống）. Nếu hiện 「失敗」（thất bại）, xem mục 「精算書が「失敗」になったとき」 bên dưới.

   

UC-13Sản phẩm không bán được (trả hàng, quyên góp, tiêu huỷ, bán qua đối tác)

Khi nào

Khi quyết định kết thúc bán

Nơi làm

電話（Điện thoại） 商品画面（Màn hình sản phẩm） Shopify

1. Gọi điện báo trước cho người bán, rồi trên màn hình sản phẩm bấm 販売終了として扱う（Xử lý như đã kết thúc bán）(trạng thái chuyển từ Đang bán sang 販売終了（Kết thúc bán）; bấm 販売中に戻す（Trả về Đang bán）để huỷ).

   

2. Khi người bán chọn trên My Page một trong 返却（Trả hàng）・寄付（Quyên góp）・処分（Tiêu huỷ）・提携販売（Bán qua đối tác）, email 「【MEITSUGI】売れなかった場合のご希望」（Mong muốn khi không bán được）sẽ gửi tới, và lựa chọn hiển thị ở 「売れなかった場合（売主様のご希望）」（Trường hợp không bán được — mong muốn của người bán）trên màn hình sản phẩm. Trạng thái cũng hiển thị kèm cách xử lý đã chọn, ví dụ 「販売終了（返却）」 (đến khi chọn thì chỉ là 「販売終了」).

   

3. Xử lý theo mong muốn (trả hàng thì gọi điện xác nhận địa chỉ nhận), rồi bấm 対応済みにする（Đánh dấu đã xử lý）.
4. Nếu đã trả hàng, bấm 返却にする（Chuyển sang Đã trả hàng）ở 「状態を戻す・返却する」（Lùi trạng thái/Trả hàng）, nhập lý do, và đưa sản phẩm trên Shopify về 下書き（Bản nháp）.

   

UC-14Sửa lỗi nhập liệu

Khi nào

Khi phát hiện đăng ký sai

Nơi làm

商品画面 › 登録誤りの修正（Màn hình sản phẩm › Sửa lỗi đăng ký）

1. Đăng ký nhầm thành sản phẩm của người bán khác (trạng thái 受付・鑑定中, trước khi yêu cầu duyệt niêm yết): nhập họ tên hoặc email của người bán đúng vào 「正しい会員を検索」（Tìm hội viên đúng）, bấm 検索（Tìm kiếm）, ở kết quả bấm 「この会員に移す」（Chuyển sang thành viên này） ở bảng kết quả, rồi nhập lý do vào cửa sổ xác nhận.

   

2. Đăng ký trùng hoặc đăng ký hoàn toàn sai (trạng thái 受付, trước khi yêu cầu duyệt niêm yết): bấm 登録誤りとして取り消す（Huỷ do đăng ký sai）, nhập lý do vào cửa sổ xác nhận. Sản phẩm sẽ không còn hiển thị cho người bán, mã sản phẩm không được dùng lại. Nếu cần thì đăng ký lại.

Tên sản phẩm, tình trạng, kết quả giám định, giá thị trường có thể sửa ở 「商品情報」（Thông tin sản phẩm）(giá niêm yết chỉ sửa được trước khi yêu cầu duyệt; sản phẩm đã ở 売却済・精算済・販売終了 thì không đổi được giá thị trường và giá niêm yết). Giá chốt bán và ngày bán sửa theo bước 2 của UC-11. Các thao tác này được lưu kèm ngày giờ vào 「価格・入金・会員の変更履歴」（Lịch sử thay đổi giá/nhận tiền/hội viên）.

UC-15Thay đổi thông tin đăng ký của người bán

Khi nào

Khi người bán yêu cầu đổi họ tên, số điện thoại, tài khoản nhận tiền, email đăng nhập

Nơi làm

電話（Điện thoại） 会員詳細（Chi tiết hội viên）

Tài khoản nhận tiền và email đăng nhập thì người bán có thể tự đổi ở 「登録情報」（Thông tin đăng ký）trên My Page (mục tài khoản nhận tiền không hiển thị trên My Page cho đến khi xác minh danh tính (giấy tờ) xong, UC-18). Khi có yêu cầu, xử lý như sau. Việc đổi từ chi tiết hội viên vẫn làm được cả trước khi xác minh.

Chuẩn bị (xác minh danh tính): Phía mình chủ động gọi tới số điện thoại đã đăng ký (nếu đã đổi trong vòng 30 ngày thì gọi số trước khi đổi). Nếu đổi đồng thời số điện thoại và tài khoản (hoặc email), hôm sau gọi lại vào số trước khi đổi để xác nhận.

1. Tài khoản nhận tiền: ở tab 「振込先口座」（Tài khoản nhận tiền）của chi tiết hội viên, nhập tài khoản mới, bấm 振込先口座を変更（Đổi tài khoản nhận tiền）. Người bán nhận email thông báo 「お電話でのご依頼により…」（Theo yêu cầu qua điện thoại…）. Trong vòng 7 ngày sau khi đổi email, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận bổ sung (xác nhận vẫn liên lạc được qua địa chỉ cũ; nếu không liên lạc được thì từ chối).

   

2. Khi cần kiểm tra đủ các chữ số tài khoản, bấm 口座番号を表示（Hiển thị số tài khoản）(việc hiển thị được ghi lại).
3. Email đăng nhập: ở tab 「ログイン・マイページ」（Đăng nhập/My Page）, nhập địa chỉ mới, bấm メールアドレスを変更（Đổi email）. Trước hết email duyệt được gửi tới địa chỉ cũ (hiện tại); nhờ người bán bấm 変更を承認する（Duyệt thay đổi）ngay trong lúc gọi điện (hiệu lực 30 phút). Sau khi duyệt, email xác nhận mới được gửi tới địa chỉ mới; nhờ người bán bấm 変更する（Thay đổi）trong đó (hiệu lực 30 phút kể từ lúc duyệt). Đến lúc đó địa chỉ mới không nhận email nào và email chưa thay đổi.

   

4. Họ tên, số điện thoại: nhập ở 「連絡先の修正」（Sửa thông tin liên lạc）trong tab 「基本情報」（Thông tin cơ bản）, bấm 連絡先を保存（Lưu thông tin liên lạc）.

   

5. Nội dung và ngày giờ thay đổi xem ở tab 「変更履歴」（Lịch sử thay đổi）. Thay đổi nào không gửi được email thông báo sẽ hiện 「通知未送信」（Chưa gửi thông báo）, hãy báo cho người bán qua điện thoại.

   

UC-16Huỷ đơn, hoàn tiền, bán trùng

Khi nào

Khi huỷ đơn hàng, hoàn tiền, hoặc cùng một sản phẩm có 2 đơn hàng

Nơi làm

Shopify › 注文（Shopify › Đơn hàng） 商品画面（Màn hình sản phẩm）

Huỷ đơn, hoàn tiền

1. Trong đơn hàng Shopify chọn その他の操作（Thao tác khác）→ 「注文をキャンセル」（Huỷ đơn hàng）(đơn đã thanh toán thì chọn 返金する（Hoàn tiền）). Nếu cùng đơn có tuỳ chọn trả phí (giấy giám định, giao hàng có bảo hiểm) thì hoàn tiền cả dòng đó.

   

2. Nếu đã đăng ký bán trên màn hình quản trị: trước khi xác nhận nhận tiền thì bấm 売却を取り消す（販売中に戻す）（Huỷ bán — trả về Đang bán）và nhập lý do. Nếu đã xác nhận nhận tiền thì trao đổi với Bryex.
3. Nếu bán lại sản phẩm, mở sản phẩm trên Shopify, ở 「在庫」（Tồn kho）bấm 「数量」（Số lượng）và đưa về 1.

   

Khi cùng một sản phẩm bị bán hai lần

Shopify không giữ tồn kho cho đến khi thanh toán hoàn tất, nên rất hiếm khi, nếu hai người mua gần như cùng lúc, một sản phẩm duy nhất có thể nhận 2 đơn hàng.

1. Đơn hoàn tất thanh toán trước là đơn hợp lệ (thẻ: thời điểm tạo đơn; chuyển khoản ngân hàng: thời điểm xác nhận nhận tiền và đánh dấu đã thanh toán).
2. Huỷ đơn sau và hoàn toàn bộ tiền (chuyển khoản ngân hàng mà chưa trả tiền thì chỉ huỷ). Xin lỗi khách hàng và báo rằng sẽ thông báo khi có sản phẩm tương đương.
3. Trên màn hình quản trị, chỉ đăng ký bán cho đơn hợp lệ.

Nếu khách chỉ mua tuỳ chọn trả phí, hoặc mua nhiều cái cho 1 sản phẩm, hãy liên hệ người mua và hoàn phần dư.

UC-17Quản lý thương hiệu

Khi nào

Trước khi nhận sản phẩm của thương hiệu mới, hoặc khi muốn đổi tên, thứ tự, hiển thị của thương hiệu

Nơi làm

ブランド管理（Quản lý thương hiệu）

Các thương hiệu chọn được khi đăng ký sản phẩm (UC-04), mục 「取り扱いブランド」（Thương hiệu đang nhận）ở trang chủ trang web người bán và trang danh sách mở bằng 「もっと見る」 bên dưới đều lấy từ nội dung quản lý thương hiệu này. 5.416 thương hiệu của khách đã có sẵn từ đầu. Ý nghĩa từng mục xem D.10.

1. Bấm 「ブランド管理」（Quản lý thương hiệu）trên menu.

   

2. Để thêm thương hiệu, nhập vào 「ブランドを追加」（Thêm thương hiệu）. コード（Mã）là 3–5 chữ cái in hoa (đứng đầu mã sản phẩm, ví dụ: HMS), ブランド名（Tên thương hiệu）ghi theo danh sách thương hiệu của khách (ví dụ: Hermès), 並び順（Thứ tự）số càng nhỏ càng xếp trước. Tick 「表示する」（Hiển thị）thì thương hiệu hiện ở trang danh sách của người bán và trong gợi ý khi đăng ký sản phẩm; tick thêm 「トップに表示する」（Hiển thị ở Top）thì thương hiệu hiện ở trang chủ trang web người bán.

   

3. Bấm ブランドを追加する（Thêm thương hiệu）. Khi hiện 「ブランド「HMS」を追加しました。」 thì thương hiệu đã vào danh sách (mã được điền vào ô 「ブランドを探す」) và chọn được khi đăng ký sản phẩm.
4. Để đổi tên, thứ tự, hiển thị, 「トップに表示」, sửa 「ブランド名」, 「並び順」, 「表示」, 「トップに表示」 ngay trên dòng đó trong danh sách rồi bấm 保存（Lưu）(lưu theo từng dòng).

   

5. Thương hiệu không còn dùng: chỉ khi 「商品数」（Số sản phẩm）là 0 mới bấm 削除（Xoá）và bấm OK ở màn hình xác nhận. Thương hiệu có từ 1 sản phẩm trở lên không có nút xoá; hãy bỏ tick 「表示」 để ẩn.

   

UC-18Xác nhận giấy tờ xác minh danh tính (本人確認（書類）)

Khi nào

Hằng ngày. Khi có số (số yêu cầu đang chờ duyệt) bên cạnh 「本人確認（書類）」 trên menu, hoặc khi người bán báo "đã gửi giấy tờ" (dù người bán gửi giấy tờ cũng không có email nào gửi tới)

Nơi làm

本人確認（書類）（Xác minh danh tính — giấy tờ） 会員詳細（Chi tiết hội viên）

Sau khi đăng ký hội viên, người bán gửi từ 「本人確認」（Xác minh danh tính）trong 「登録情報」（Thông tin đăng ký）trên My Page: 運転免許証（bằng lái xe: 表面 mặt trước・裏面 mặt sau・厚み cạnh/độ dày）hoặc マイナンバーカード（thẻ My Number: 表面・厚み; không gửi được mặt sau）và 顔写真（ảnh khuôn mặt）. Nhân viên so sánh giấy tờ với ảnh khuôn mặt, rồi xác nhận xong hoặc trả lại kèm lý do. Cho đến khi xác nhận xong, sản phẩm của người bán đó không thể chuyển sang Đang bán (cũng không gửi được yêu cầu duyệt niêm yết) và người bán không thể đăng ký tài khoản nhận tiền trên My Page. Hướng dẫn My Page được gửi trước bước xác nhận này, ngay khi đăng ký hội viên (UC-03). Thao tác tick 「電話で本人確認した」（Đã xác minh danh tính qua điện thoại）khi đăng ký hội viên đã không còn, nên việc xác minh danh tính của người bán chỉ là việc xác nhận giấy tờ này. Còn việc gọi lại vào số điện thoại đã đăng ký khi đổi tài khoản nhận tiền v.v. là một quy trình khác (UC-15).

1. Bấm 「本人確認（書類）」 trên menu. Số bên cạnh là số yêu cầu đang chờ duyệt (không hiện số khi là 0; số cũng hiện ở menu phía trên của mọi màn hình).

   

2. Xem tab 「承認待ち」（Chờ duyệt）(tab mở đầu tiên; yêu cầu cũ nằm trên). Tab 「すべて」（Tất cả）hiển thị cả yêu cầu đã xác nhận, đã trả lại, đã huỷ, theo thứ tự mới trước.

   

3. Bấm vào 「申請日時」（Ngày giờ gửi）của yêu cầu cần xác nhận.
4. Xem 「送付された画像」（Ảnh đã gửi）trên màn hình xác nhận. Bằng lái xe có 4 ảnh: mặt trước, ảnh khuôn mặt, mặt sau, cạnh/độ dày; thẻ My Number có 3 ảnh: mặt trước, ảnh khuôn mặt, cạnh/độ dày. So sánh ảnh khuôn mặt với người trong ảnh mặt trước giấy tờ (hai ảnh nằm cạnh nhau trong khung của hình). Đồng thời kiểm tra ảnh có bị mờ, loá sáng, bị che không và có lộ 個人番号 (số cá nhân/My Number) không.

   

5. Chọn kết quả. Nếu không có vấn đề thì bấm 「確認済みにする」（Xác nhận xong）, nếu không xác nhận được thì bấm 「差し戻す」（Trả lại）(bấm xong chưa chốt ngay; cửa sổ xác nhận sẽ mở ra).

   

6. Khi xác nhận xong: trong cửa sổ, tick cả hai ô 「個人番号が写っていない」（Không lộ số cá nhân）và 「顔写真が書類の本人と一致している」（Ảnh khuôn mặt khớp với người trong giấy tờ）(thiếu một ô thì không xác nhận được).

   

7. Bấm 確認済みにする trong cửa sổ. Hiện 「確認済みにしました。」（Đã xác nhận.）và 「登録情報」 của người bán chuyển thành 「本人確認済み（日付）」（Đã xác minh danh tính (ngày)）. Mục tài khoản nhận tiền hiện ra và sản phẩm có thể chuyển sang Đang bán.
8. Khi trả lại: ở ô 「理由」（Lý do）trong cửa sổ, ghi cần chụp lại chỗ nào (1〜500 ký tự). Lý do hiển thị nguyên văn trên My Page của người bán (ví dụ: 「厚みの写真が撮れていません。カードの縁が見えるように撮り直してください。」— Chưa có ảnh cạnh thẻ. Hãy chụp lại sao cho thấy cạnh thẻ). Không ghi thông tin của người khác.

   

9. Ô 「画像を削除する」（Xoá ảnh）đã được tick sẵn. Để nguyên thì khi trả lại, toàn bộ ảnh (kể cả ảnh khuôn mặt) bị xoá. Chỉ bỏ tick khi cần giữ ảnh, ví dụ cần xem ảnh khi nói chuyện điện thoại (ảnh giữ lại sẽ xoá sau ở bước 11).
10. Bấm 差し戻す trong cửa sổ. Hiện 「差し戻しました。画像を削除しました。」（Đã trả lại. Đã xoá ảnh.）(nếu giữ ảnh thì 「差し戻しました。画像は残っています。」). Người bán có thể gửi lại giấy tờ ngay.
11. Khi muốn xoá ảnh sau này, ở mục 「画像の削除」（Xoá ảnh）trên màn hình xác nhận của yêu cầu đó, bấm 画像を削除する rồi xác nhận trong cửa sổ (làm được ở mọi trạng thái: đã xác nhận, đã trả lại, đã huỷ). Toàn bộ ảnh, kể cả ảnh khuôn mặt, bị xoá và không thể khôi phục. Bản ghi đã xác nhận/đã trả lại vẫn được giữ.